В коллективе, который работает под началом такого руководителя, всегда имеется активный критик, фиксирующий ошибки, и сотрудник, предлагающий способы устранения выявленных ошибок.
Партнерский стиль успешно применим в научно-исследовательских и творческих коллективах, а также при наличии высокого, неоспоримого авторитета руководителя в работающей команде. Такой руководитель часто держится в своем коллективе не как начальник, а как партнер, соратник, а группа сотрудников выступает в качестве единомышленников.
При положительной оценке партнерского стиля следует все же помнить, что стиль не работает в тех случаях, где эффективен жесткий, авторитарный стиль управления.
В последние годы возникло понятие «стратегического руководства», при котором сохранение руководителем личной власти кажется предпочтительным в рамках короткой перспективы.
Действительно, имея большую личную власть, руководитель начинает действовать именно с ориентацией на личное самоутверждение: перестает воспринимать критику, увольняет неугодных сотрудников без объяснения причин, становится неограниченно авторитарным, скорее, не руководителем, а хозяином, начинает ценить работников не за их деловые и профессиональные качества, а за наличие у них связей и финансовых возможностей.
Такой руководитель часто принимает решения, являющиеся «хорошими» для себя лично, но приносящие вред общему делу. В учреждении возникают конфликты по причине того, что многие работники начинают чувствовать себя «средством» в достижении личных целей вышестоящего руководителя. Как следствие этого, они выражают недовольство, неподчинение, выходят в критическую позицию.
Увольнение неугодных «бунтовщиков» и критиков сопровождается постепенным, сначала незаметным, а затем и совсем явным, снижением эффективности деятельности учреждения. Следовательно, руководитель, ориентирующийся на личное самоутверждение, часто не сознательно, но всегда в угоду компенсации личных комплексов и с целью личного обогащения, неуклонно подготавливает крах своего собственного предприятия.
В связи с низкой эффективностью установки руководителя на личное самоутверждение, наметилось осознанное стремление крупных руководителей на достижение общего успеха и появление лидеров новой формации – стратегических руководителей. Для таких руководителей характерно проявление сильного желания реализовывать преобразования с целью улучшения деятельности своей фирмы или организации, а не удовлетворения своих личных желаний. Более того, становятся популярными идеи о простоте жизни, экономии в отношении личных потребностей, освобождении от лишних, ненужных вещей и собственности.
Руководитель, имеющий ориентацию на достижение общего успеха, принципиально иначе проявляет себя на работе и строит свои взаимодействия с подчиненными. Как правило, он более демократичен относительно внешних атрибутов власти. В своих сотрудниках он ценит в первую очередь их профессиональные и деловые качества, подчеркивает свое уважение к ним. Такой лидер руководствуется целями деятельности и способен «наступить на собственное самолюбие», если этого требуют интересы общего дела.
Стратегический руководитель проявляет следующие качества:
– способность схватывать дальнюю перспективу и выявлять общие закономерности в развитии событий;
– способность определять необходимые новшества, которые могут принести в будущем принципиальное улучшение деятельности организации;
– способность к разработке проекта и программы нововведения, четкому планированию конкретных задач;
– способность вселить в своих сотрудников воодушевление и энергию в инновационном процессе.
4.8. Принцип дополнительности в управленииВ практике управления часто «срабатывает» принцип дополнительности: жесткие и сильные руководители, как правило, в свои заместители выбирают мягких и уступчивых людей. И наоборот, люди с мягким характером, но имеющие формальный статус первого лица в учреждении, часто опираются на «теневого» лидера, характеризующегося сильной волей и решительностью. Последний может иметь формально закрепленный статус, скажем, заместителя управляющего или президента, но может и не иметь его.
Почему так происходит? По-видимому, жесткий лидер нуждается в эмоциональной поддержке, которую может осуществлять для него мягкий, чувствительный человек. Именно податливый и послушный партнер, который склонен приспосабливаться в жизни и на работе, может искренне восхищаться своим лидером, преодолевающим препятствия, что для последнего очень важно как подкрепление его достоинств и силы.
Кроме того, жесткий человек более уязвим со стороны человеческих отношений: он решителен в деловых моментах и часто резок с людьми. Он может легко пойти на конфликт даже в тех случаях, когда это не является необходимым. Более того, он может спровоцировать конфликт за счет того, что заранее будет демонстрировать свои силовые качества: шантажировать, угрожать, предупреждать о санкциях, которые будут применены и проч. Если такое силовое поведение будет направлено на партнера с жестким характером, конфликт становится действительно неизбежным. Поэтому присутствие рядом мягкого «теневого» лидера может предотвратить противостояние за счет его советов по применению более «хитрых», «не лобовых» средств воздействия на ситуацию и противника.
У сильного лидера часто в меньшей степени развита интуиция относительно скрытых человеческих мотивов, поскольку он больше активно действует и меньше наблюдает и анализирует. Он может больше полагаться на свое мышление и рациональность и отвергать нечто непонятное для него – предвидение, предчувствие и прогнозирование на основе только ощущений. В этом случае принятие во внимание и другого способа познания действительности – интуитивного, – расширяет интеллектуальные и деятельностные возможности активного лидера и компенсирует его недостатки. Он становится менее уязвимым и более успешным.
Если первый руководитель – мягкий по характеру, с уверенностью можно говорить о том, что в организации рядом с ним присутствует жесткий «теневой» лидер. Чаще всего он имеет высокий формальный статус, поскольку он всегда стремится к официальному признанию своих заслуг.
Жесткий «теневой» лидер выступает в качестве опоры и стержня для мягкого первого руководителя. Чаще всего именно он осуществляет принятие важных решений, а управляющий только визирует их. Именно второй лидер осуществляет кадровые перестановки и выбирает направление деятельности фирмы, а первый только публично высказывает эти идеи на совещаниях.
Глава 5. Деловое общение и профессиональная деятельность5.1. Деловой этикетСлово «этикет» заимствовано из французского языка и означает ярлык, этикетка, надпись. Этикет – это совокупность правил общения, взаимодействия и поведения людей. Деловой этикет обозначает правила общения, взаимодействия и поведения людей в процессе совместной профессиональной деятельности, а также формы обхождения с окружающими, виды обращений и приветствий, манеру и принятую форму деловой одежды.
Известно, что в России правила этикета, регулирующие личные и деловые отношения, стали важной частью культуры в период преобразований Петра I. «Тонкий политес», который вводился в петровское время, в простой и доступной форме описывал, как следует есть, пить, как выглядеть, что носить и какие иметь манеры.
В 1912 году, в период экономического расцвета России, система деловых отношений была основана на семи основных правилах.
1. Уважай власть. Власть – необходимое условие эффективных деловых отношений и ведения дел. Во всем должен быть порядок. Проявляй уважение к блюстителям порядка и закону.
2. Будь честен и правдив. Честность и правдивость – фундамент предпринимательства, предпосылка экономической прибыли и эффективных деловых взаимодействий.
3. Уважай право частной собственности. Свободное предпринимательство – основа благополучия государства. Российский предприниматель должен в поте лица трудиться на благо Отечества. Такое рвение человек мог проявить только на основе частного предпринимательства.
4. Люби и уважай человека. В деловых отношениях, построенных на взаимном уважении, возникают предпосылки проявления активности деловых партнеров, развития у них разнообразных способностей и стремления к успеху.
5. Будь верен своему слову. Надежное слово делового человека – основа делового авторитета, который он имеет среди партнеров. Верность слову способствует возникновению доверия и стремления к сотрудничеству.
6. Живи по средствам. Не зарывайся. Выбирай дело по плечу. Всегда реально оценивай свои возможности. Действуй, сообразуясь со своими средствами.
7. Будь целеустремленным. Всегда имей перед собой ясную цель. В стремлении достичь поставленной цели не переходи за грань дозволенного. Никакая цель не может затмить моральные ценности.
В настоящее время в России начинает складываться система деловых взаимодействий и формулируются правила этикета, регулирующие профессиональное поведение и манеру держать себя в учреждении, организации, банке, фирме.
Правило I. В деловой сфере больше всего ценятся такие этические нормы деловых отношений, как честность и надежность. Эти моральные требования предъявляются к коллегам и партнерам не просто из-за стремления «иметь со всеми хорошие отношения». По существу, стремление деловых людей быть честными и надежными в деловых контактах – это проявление их внутренней установки на стабильность и поддержание с партнерами долгосрочных, а не сиюминутных отношений.
При демонстрации честности и надежности партнеру дают понять, что он получает определенные гарантии, организуя взаимодействия именно с данными учреждением или организацией.
Правило П. Важным правилом организации эффективных деловых отношений выступает такое правило, как обязательность. В первую очередь ценятся деловые отношения, проверенные годами и в которых партнеры доказали свою обязательность. Молодых специалистов, как правило, долго изучают, прежде чем решают оказать им доверие. Из записной книжки вычеркивается или помечается особым знаком телефон партнера, который проявил необязательность, совершил подлог или обман. Деловая характеристика такого партнера в деловой сфере передается по личным каналам и сформировать положительное отношение к себе ему бывает очень нелегко. Действительно, деловая репутация создается годами, а утратить ее можно в считанные минуты без права на «реабилитацию».
Правило III. Важной этической проблемой деловых отношений является проблема поиска «золотой середины» между необходимостью конкуренции и пониманием значения сотрудничества. Эти две стратегии делового поведения как бы «взвешиваются» на внутренних «весах» менеджера или исполнителя: анализируя ситуацию и свои цели, они принимают решение либо с акцентом на борьбу, либо опираясь на желание найти компромиссный вариант.
Правило IV. В деловой сфере важно придерживаться норм служебной субординации, основанной на обязательном подчинении младших старшим, правилах трудовой дисциплины и разграничении профессиональных полномочий.
Четкая субординация предполагает: власть и подчинение, исполнительность, контроль, координацию своих действий с действиями других сотрудников организации того же уровня, запрет на действия подчиненного через голову своего непосредственного руководителя, обозначение «рамок компетентности» в принятии управленческих решений, фиксацию служебных прав и обязанностей.
Необходимость поддержания отлаженной субординации имеет, правда, и негативные последствия. Многие работники отмечают, что отношения в учреждении становятся излишне формальными и сухими. Люди работают годами, общаясь только на деловой основе и практически не зная друг друга лично. На работе в процессе выполнения рабочих заданий нет возможности проявить свою индивидуальность.
На наш взгляд, издержки формализации деловых отношений могут быть нейтрализованы, если сотрудники того или иного банковского учреждения будут иметь возможность проводить совместный отдых, организовывать спортивные мероприятия, отмечать праздники и т.п. Снятию отрицательных последствий при реализации требований к поддержанию деловой иерархии могут способствовать также и психологические тренинга, проводимые с персоналом организации во внерабочее время.
Правило V. Преданность сотрудников своему учреждению, организации, фирме или банку, а также наличие системы деловых ценностей – важное условие эффективных деловых отношений. Особенно ярко преданность фирме проявляется в период экономического кризиса, а также в период, когда фирма терпит банкротство. Особенно ценятся сотрудники, которые смогли организовать антикризисное управление фирмой и способствовали ее успеху.
Внешний вид. Демонстрация высокого уровня профессионализма и связанного с ним социально-экономического статуса проявляется также в том, что деловая сфера предъявляет определенные требования к сотрудникам относительно их одежды, поведения и манеры держаться. В организациях и учреждениях общепринятым является строгий, сдержанный стиль. Мужчины предпочитают темные костюмы умеренного покроя из дорогих тканей, белую рубашку, модный, строгий галстук. Они следят за тем, чтобы в одежде обязательно проявлялись атрибуты состоятельности и богатства: дорогие часы на руке, солидный дипломат, снабженный замком, фирменная обувь. Придается значение и таким деталям, как инкрустированная ручка, кожаная папка для бумаг, золотая оправа для очков.
Женщины в организациях и учреждениях тоже придерживаются строгого стиля в границах общепринятых правил, однако в их одежде ярче проявляется индивидуальность. Дорогие, преимущественно золотые украшения, хорошая модная обувь, деловые и в то же время элегантные костюмы, изысканный парфюм.
В солидных организациях не встретишь шумных и демонстративно раскованных людей. Здесь больше всего ценятся чувство собственного достоинства, деловитость, собранность, умение контролировать собственные эмоции. Общаются в сдержанной, «закрытой» манере, профессионально и информативно.
В целом, по тому, как поддерживают взаимоотношения, одеты и ведут себя работники фирмы, можно судить об их интеллектуальных и профессиональных качествах, а также, что очень важно, о статусе учреждения, в котором они работают. В этих внешних деталях, бросающихся в глаза посетителям и клиентам, проявляется определенный «деловой стиль», элементы корпоративной культуры и этикета, развитых во всем мире и возникающих сейчас в России.
Казалось бы, формулирование данных морально-психологических правил – это «лирика», не более. Однако это совсем не так. Учреждение, фирма или банк, в которых руководство придает значение факторам нематериального характера, как правило, являются преуспевающими, поскольку давно замечено, что о культуре начинают заботиться, в первую очередь, люди богатые и уверенные в себе. Организации, не имеющие прочного положения в деловом мире, заняты только одним: жесткой борьбой за выживание, им не до такой «роскоши», как культура.
Правила делового этикета регламентируют поведение работников во время организации презентаций, деловых встреч и переговоров с партнерами. Презентации устраиваются, как правило, по поводу основания новой фирмы или организации. На презентации приглашаются политические и общественные деятели, предприниматели, банкиры, спонсоры, представители различных фирм и организаций для укрепления старых деловых связей и установления новых контактов. Предварительно рассылаются приглашения.
Главная цель презентаций – общение людей между собой, знакомство. Поэтому обычно на презентациях не существует строгих правил поведения, все гораздо проще и уютнее. В разговорах можно затрагивать не только деловые темы, но и обсуждать свои хобби, увлечения, интересы, путешествия.
На представительских встречах обычно предлагаются легкие закуски и напитки, которые организуются в виде «шведского стола» с тем, чтобы гости могли свободно передвигаться и иметь широкий выбор для общения.
Во время презентаций деловые люди обмениваются визитными карточками с заинтересовавшими их партнерами.
Визитные карточки являются обязательным атрибутом делового человека. Визитную карточку можно рассматривать как форму ненавязчивого и сдержанного знакомства, поскольку при вручении визитки партнер не становится в условия обязательности поддержания контакта, его только информируют о наличии Данного учреждения и конкретного должностного лица. Визитки удобны еще и тем, что они могут быть приложены в качестве оформления к сувениру или подарку во время знакомства с целью подчеркивания его делового характера и в то же время создания возможности для обратной связи.
Визитка печатается на плотной бумаге и представляет собой небольшой прямоугольник. На одной ее стороне указан текст на русском языке, на другой – на английском или на языке страны пребывания. На визитке фиксируются: символ или эмблема организации, полное название учреждения, фамилия и имя делового лица, должность, полномочия, сфера профессиональных интересов, почтовый адрес, телефон, факс, телекс. Как правило, организации обеспечивают своих сотрудников фирменными визитками, имеющими принятую в данном учреждении эмблему и напечатанными на однотипной бумаге.
Что можно узнать о фирме, рассматривая визитку ее руководителя или сотрудника? Можно узнать о том, находится ли организация в центре города или на его окраине, а также имеет ли она собственное здание или арендует помещение. Наличие номеров внутренней телефонной связи указывает на то, что у фирмы есть собственный коммутатор, а значит, она является солидной и располагает многочисленным персоналом.
Существуют стандартные визитные карточки (вручаются для формального представительства, без выраженного настроя на продолжение знакомства) и визитки для специальных целей, например, визитки для более близкого знакомства, на которых вместе со служебными указываются также личные телефоны – телефоны квартиры и дачи. Но в России часто пользуются визитками первого типа, на которых при желании партнер может подписать телефоны своей квартиры или дачи. В деловой среде не принято специально просить своего собеседника это сделать, но если в знак особого доверия и расположения он совершает такой жест, это очень ценится.
На деловые встречи и переговоры приглашаются деловые партнеры: основной представитель и сопровождающие его лица. Деловые встречи и переговоры – это официальные мероприятия, поэтому к четкости их организации предъявляются особые и строгие требования. Детально прорабатывается цель встречи и ее содержание, подготавливаются соответствующие документы. Планируется временной регламент (дата, время и продолжительность встречи).
Большое значение имеет оформление переговорных комнат, имеющихся во многих организациях и учреждениях. Такие встречи желательно проводить в просторных, светлых помещениях. При цветовом оформлении переговорных комнат не стоит увлекаться преимущественно белым цветом, как это делается в некоторых организациях, сделавших так называемый евроремонт. Белый цвет является неинформативным и «холодным» цветом. Следует также избегать частых бликов красного цвета, вносящего напряженность и для многих символизирующего противостояние, конфликт и борьбу. Лучшие цвета – нейтрально-серый, светло-коричневые оттенки дерева, светло-зеленые с оттенками желтого. Большинство людей хорошо реагируют на рассеянный желтый цвет, поскольку это цвет, ассоциирующийся с теплом и непалящим солнцем.
Женщины более чувствительны к цвету, поскольку тот или иной цвет несет для них определенную эмоциональную окраску: «красивый – некрасивый», «приятный – неприятный», «веселый – мрачный». Так, в числе некрасивых и неприятных цветов они часто называют насыщенные и резкие цвета неестественного, усиленного оттенка. Это – ультражелтый, резко-синий и все оттенки ярко-малинового, ярко-оранжевого и агрессивно-красного. Ощущения мрачности у бизнес-леди возникает при излишне частом употреблении черного и коричневого цветов. На работе женщины предпочитают именно мягкие, сниженные по «звучанию» цвета и оттенки.
Необходимо также внимательно отнестись к форме стола в переговорной комнате. Известно, что круглый стол –это символ союза и объединения. При рассаживании переговорной группы в круг снимаются статусные и иные различия. За круглым столом люди быстрее находят общий язык и чаще возникает взаимопонимание.
За квадратными или прямоугольными столами действительно люди чаще ведут себя либо излишне подавленно и пассивно, не проявляя своей позиции, либо идут на активный конфликт и противостояние.
Однако несмотря на то, что во многих руководствах рекомендуются именно круглые столы, все же не стоит полностью пренебрегать квадратными или прямоугольными столами. Выбор помещения, организация пространства и определение необходимой формы стола зависят от цели встречи. Если необходимо подчеркнуть иерархию власти – подчинения и статусные различия, следует отдать предпочтение именно квадратным и прямоугольным столам. В этом случае лица, имеющие более высокое должностное положение, садятся во главу стола, а остальные участники располагаются по обе его стороны. Причем, ближайшие помощники рассаживаются ближе к своим лидерам.
Опытные руководители умело учитывают те или иные символы в организации помещения, которые может «считать» их деловой партнер и без специального обсуждения догадаться о значении встречи, статусе, который отводится ему на этой встрече, а также о том, что от него ждут: компромисса и уступки или с ним готовы говорить «на равных». Например, нам приходилось наблюдать, как начальник управления одного из кредитных учреждений важные встречи с представителями крупных организаций назначал в своем просторном кабинете, имеющем хорошо продуманную обстановку и овальной формы стол. В таком кабинете партнер чувствовал себя довольно свободно и раскрепощенно, он чувствовал, что его уважают и признают его высокий статус. Но в случае, если встречи проходили с партнерами, которых надо было «поставить на место», руководитель назначал встречу в кабинете одного из своих заместителей, который был затемненным и тесным, имел прямоугольный стол и не совсем престижную обстановку. Приглашенный усаживался в конце стола, где чувствовал себя стесненно, зажато и, как правило, вынужден был подчиняться, уступать и идти на компромиссы.
На деловых встречах и переговорах часто организуются легкие закуски, завтраки, обеды и ужины. В этом случае деловые люди имеют возможность проявить не только свои профессиональные и организационные качества, статус и власть, но и культуру, состоятельность и благополучие. Сервировка стола, уровень и качество подаваемых блюд и обслуживания, а также сорта вин, если они имеют место – во всем этом сквозит состоятельность и благополучие партнеров. Культура собравшихся проявляется в умении пользоваться приборами, выборе и сочетании блюд, умении вести разговор за столом, и что немаловажно, искусстве выбора и дозировке напитков.
Навыкам поведения за столом (столового этикета) необходимо специально учиться, поскольку именно по тому, как человек ведет себя за столом, можно дать ему безошибочную оценку. Например, легко определить его социальное происхождение, темперамент, уровень развития самоконтроля, оценить его отношение к жизни и своим партнерам. Можно выявить, а затем умело использовать в конкурентной борьбе его слабые и уязвимые качества.
Так, в нашей культуре особое значение придается умению партнера-мужчины достойно выдержать большой объем алкогольных напитков и не потерять при этом контроль за своим поведением. Как правило, один из существенных факторов в негласном отборе человека на руководящее место выступает именно фактор его устойчивости к алкоголю. . И наоборот, если руководитель проявляет определенную слабость и неустойчивость относительно напитков, этим начинают пользоваться.
Важное значение имеет создание благоприятной психологической атмосферы общения партнеров во время делового завтрака, обеда или ужина.
Положительное впечатление от стиля и манеры, с которыми человек держится за столом, возникает тогда, когда он ведет себя спокойно, свободно и естественно, даже если не требуется строгое соблюдение правил делового столового этикета. Особенно негативно воспринимаются за столом неуверенность, скованность и зажатость или, наоборот, излишняя разболтанность и вообще непризнание каких бы то ни было правил.
Человека, который ведет себя излишне скованно, могут оценить как слабого и неуверенного партнера в деловом отношении. На него будут «давить», к его мнению не будут прислушиваться. Того же, кто демонстрирует недопустимую вольность и даже вульгарность, оценивают как некультурного, который может допустить такую же излишне вольную, а значит, непрогнозируемую форму поведения не только за столом, но и в деловых контактах. На встречах, имеющих неформальный аспект, связанный с едой, и, казалось бы, задающих условия для более открытого проявления индивидуальности участников, напротив, расставляются «ловушки» и ведется тонкое наблюдение. На таких деловых обедах «мелочей» нет, учитывается любая погрешность в поведении партнеров и делаются соответствующие выводы.
Поэтому, если при широком разнообразии различных столовых приборов, используемых для сервировки стола при подаче мясных и рыбных блюд, возникает некоторое замешательство, лучше не спешить и спокойно понаблюдать за манерами других людей: какой прибор они выберут и как им будут пользоваться, а затем уже повторить их действия. Можно также попросить официанта разделать то или иное экзотическое блюдо или вообще отказаться от него, если непонятно, как его следует есть. Проще говоря, в каждом конкретном случае не нужно стремиться ни к тщательной реализации всех правил столового этикета, ни к демонстративному пренебрежению ими. Удобнее полагаться на свою интуицию, чувство такта и внутреннего достоинства. А главное, всегда и во всем сохранять чувство меры и самоконтроль.
Действительно, присутствующие за столом не обратят внимание на человека, который ограничил свое меню. И наоборот, центром иронических замечаний и определенных выводов станет тот, кто либо слишком давит на нож, упрямо разрезая жестковатое жаркое, либо вручную «сражается» с непонятным для него блюдом, не сумев быть аккуратным.
Следует также помнить, что основное внимание нужно уделять не столько блюдам и напиткам, выставленным на столе, сколько организации приятной и содержательной беседы. Психологическое напряжение возникает тогда, когда с началом блюд человек перестает общаться и концентрирует свои усилия только на их дегустации. Часто так ведут себя люди, испытывающие проблемы в общении и не умеющие найти подходящую тему для светской беседы. Их внимание полностью поглощено процессом еды и они вызывают недоумение у других участников.
В таких ситуациях у участников встречи могут возникнуть следующие предположения: молчаливо жующий человек не хочет общаться (следовательно, проявляет неуважение), для такого человека блюда, выставленные на столе, представляют редкое удовольствие и он не может отвлечься от них (следовательно, он стеснен в средствах и не представляет из себя серьезного партнера), такой человек просто излишне увлекается процессом еды, а значит, недостаточно ответствен в деле.
Важно, чтобы организаторы встречи были за столом в определенном смысле дипломатами: старались смягчать возникающие конфликты, сглаживать моменты противоречий или чьей-то бестактности, если таковые имели место. При проведении деловых завтраков, обедов и ужинов ставится цель улучшения отношений с партнерами, сближения людей, придания деловым контактам позитивного личного оттенка и устранения существующих разногласий. За хорошим столом, как правило, человек становится мягче и добрее, что значительно облегчает и оптимизирует деловые контакты.
В связи с этим следует тщательно продумать схему рассаживания людей за столом и напротив каждого места положить карточку с именем человека. Можно упростить процедуру рассаживания партнеров в случае, если организаторы встречи подведут каждого человека к его месту за столом. Основным принципом здесь выступает принцип соответствия почетного места за столом и служебного или общественного статуса партнера.
Почетными местами за столом являются: место против входной двери (на стороне стола, обращенной к окнам), второе место – напротив первого, третье – справа от первого, четвертое – справа от второго и т.д. Менее почетными являются места на торцах стола. Довольно часто при деловых встречах почетными выступают места, находящиеся в центре стола, особенно, если он имеет форму буквы «П».
В целом, необходимо стремиться к тому, чтобы у партнеров, приглашенных на деловую встречу, остались приятные воспоминания. Улучшение и смягчение отношений между партнерами проявится позже и при решении конкретных деловых вопросов и проблем.
Итак, правила делового этикета разумно регламентируют взаимодействия в профессиональной сфере. Деловой этикет позволяет развивать и упрочивать важные этические нормы отношений и открыто фиксировать их в качестве необходимого условия при организации контактов, охраняя себя и своих партнеров от недоразумений и опасных «теневых» игр. Принципы делового этикета позволяют построить особую для каждого учреждения социально-психологическую атмосферу с тем, чтобы иметь свое «лицо» и отличаться от других организаций.
Умение прочитывать символы делового этикета, отражающиеся в поведении и деловых взаимодействиях служащих и управленческих работников, значительно упрощает понимание сложных, многозначных и часто противоречивых человеческих отношений. Зная те или иные правила делового этикета, можно быстрее, с меньшей затратой сил и времени адаптироваться к системе отношений, принятых в конкретном учреждении. Деловой этикет позволяет сохранять приличия и не нарушать «границ разумного» даже при наличии делового конфликта или противостояния. Наконец, деловой этикет – это культура, к которой мы все должны стремиться, потому что это действительно выгодно, и потому что так работает и живет весь цивилизованный деловой мир.
5.2. Как вести деловые переговорыИскусство ведения деловых переговоров формируется с опытом, но определенные правила все же существуют. Остановимся на некоторых из них.
Комплектование переговорной команды. Опытные переговорщики специальным образом организуют переговорные команды. Замечено, например, что на важной деловой встрече должны присутствовать, как минимум, три работника: руководитель того или иного уровня иерархии и два его сотрудника.
Руководитель обычно занимает активную позицию на переговорах. Он вступает с партнерами в диалог, задает вопросы, формулирует свою позицию и выясняет позицию партнеров. Руководитель ведет дискуссию, отстаивает свое мнение и подбирает аргументы. Он может быть напористым, жестким и полностью включается в проведение переговоров.
Два его сотрудника действуют иначе. Первый, наблюдатель, отслеживает психологическую сторону переговоров: какие интересы преследуются партнерами, существуют ли различия между тем, что партнеры говорят, и тем, что они хотят и что думают. Он находится одновременно как внутри переговорной ситуации, так и вне ее. Он понимает, что происходит, и в то же время может объективно, со стороны, подойти к анализу ситуации и репрезентируемых позиций.
Несмотря на то, что наблюдатель не имеет активной позиции в деловой беседе, его значение в переговорной ситуации трудно переоценить. Наблюдатель оценивает тонкие нюансы вербального и невербального поведения партнеров и старается не упустить никакой на первый взгляд мелочи, которая может ускользнуть от внимания активного лидера. В перерывах или после окончания деловой встречи руководитель и сотрудник-наблюдатель совместно анализируют результаты с учетом информации, полученной путем наблюдения. Такая информация бывает удивительно точна относительно характеристик участвующих в переговорах партнеров, их демонстрируемых и скрытых целей и намерений.
Второй сотрудник, протоколист, фиксирует информативные моменты переговоров, важные для последующего принятия решения. Опыт показывает, что ведение диктофонной записи на переговорах может в какой-то степени заменить функции наблюдателя, однако затем возникает необходимость расшифровывания переговорной записи, что является довольно трудоемким процессом. Поэтому введение в состав переговорной команды наблюдателя является оправданным.
Ведение деловых переговоров. Одним из эффективных методов является метод принципиальных переговоров, разработанный в рамках Гарвардского проекта по переговорам. Метод состоит в создании социально-психологических условий для поиска решения, обоснованного объективными нормами: инструкциями, юридическими законами или принятыми договоренностями. Применение данного метода требует жесткого подхода к рассмотрению существа дела и мягкого подхода к отношениям между участниками переговоров. Принципиальные переговоры создают возможность достичь необходимой цели и остаться при этом в рамках приличий, сохранив позитивные взаимоотношения с партнерами.
Правила метода принципиальных переговоров заключаются в следующем.
Не ведите позиционный торг. Часто стороны, вступающие в спор, занимают определенные позиции, которые они стремятся во что бы то ни стало отстоять. Однако следует помнить, что переговоры эффективны только в том случае, когда достигнуты три результата: разумное соглашение, сокращение времени и улучшение (или хотя бы не ухудшение) отношений между сторонами.
Спор по поводу позиций ведет к неразумным соглашениям. Когда участники переговоров ожесточенно спорят по поводу своих мнений, точек зрения и позиций, они в определенной мере ограничивают свою собственную свободу. Переговорщики стараются проявить волю и характер, защитить свою позицию от нападок и критики. Тем самым они связывают себя со своей позицией и даже отождествляют с нею свое «Я». В такой ситуации переговорщики в меньшей степени способны понять и почувствовать друг друга. Все силы уходят у них только на борьбу и защиту.
Позиционный торг неэффективен. Он создает условия для появления уловок, недомолвок и хитростей, задерживающих принятие объективно обоснованного решения. При позиционном торге переговорщики пытаются достичь договоренности, выгодной только для одной из сторон. С самого начала они выдвигают крайние позиции, упорно отстаивают их, стараясь ввести другую сторону в заблуждение относительно своих истинных взглядов. Если стороны все же идут на небольшие уступки, то не на пользу дела, а только для продолжения переговоров. Чем более жесткую позицию занимают две переговорные стороны, тем незначительнее уступки и тем больше времени и сил требуется для понимания, возможно данное соглашение или нет.
Позиционные переговоры угрожают отношениям. Позиционная дискуссия превращается в ринг психологического противоборства. Каждый участник заявляет, на какие условия он пойдет и на что не пойдет. При помощи силовых методов каждая сторона принуждает другую изменить свою позицию. Возникает напряженность, затем конфликт, часто кончающийся разрывом отношений между партнерами.
При наличии множества переговорных сторон позиционный торг усугубляется. Если в переговорах участвуют три или более сторон, позиционный торг превращается в сложный, многоуровневый конфликт.
Доброжелательность – не выход из положения. Если один из участников проявляет открытость и доброжелательность, это делает его уязвимым для второй стороны, придерживающейся жесткой позиции, настаивающей на обязательных уступках и при этом применяющей угрозы и шантаж. В таких случаях решение принимается в пользу жесткой позиции. При этом вторая сторона, проявившая дружелюбие, остается в проигрыше.
Существует ли альтернатива? Да, она существует. Если переговорщик не хочет выбирать между жесткой или мягкой позицией, он может принципиально сменить игру. Следует только приступить к обсуждению не проблемы переговоров как таковой, а их организационных и психологических условий, А именно, проанализировать подходы к проблеме, обсудить поведение партнеров, предложить правила переговоров, продумать время переговоров и помещение, в котором они проводятся.
Организационно-психологическая сторона переговорной ситуации содержит следующие элементы: людей как участников переговоров; их интересы; возможные варианты решения; критерии, на которые следует опираться при поиске решения.
В процессе переговоров часто забывают о том, что прежде всего организуется совместное обсуждение между людьми. Необходимо понять, что на переговорах обсуждаются не позиции, а скрытые за ними интересы людей.
Поэтому следует сосредоточиться на интересах людей, а не на позициях. При анализе интересов появятся возможности изменения позиций.
При излишнем акценте на позициях упускается из виду то обстоятельство, что желаемый результат может быть достигнут при помощи различных вариантов решений. Необходимо составить список всех возможных решений в данных условиях, а затем обсуждать каждое решение, продумывая его позитивные и негативные стороны.
При таком обсуждении важно ориентироваться на объективные критерии, которые трудно подвергнуть сомнению. Объективные критерии помогут выбрать справедливое решение, которое может удовлетворить обе стороны.
Разберем подробнее каждый элемент переговорной ситуации.
Люди – участники переговорной ситуации. Люди обладают ценностями, эмоциями, потребностями и желаниями. Психологические качества людей могут «работать» как на пользу переговорной ситуации, так и на ее разрушение. Все дело в условиях и интенсивности проявления того или иного качества.
Цели людей состоят в желании принять решение, а также сформировать между собой определенные отношения. Чаще всего люди хотят получить доход и сделать партнера своим постоянным клиентом. Культурные переговоры ведутся обычно в контексте имеющих продолжение отношений, поэтому желательно отслеживать их развитие. Более того, продолжение позитивных отношений важнее, чем получение конкретного результата на переговорах, поскольку суммарный доход в ходе длительных взаимодействий перекрывает единичную прибыль.
Обычно отношения людей «склеиваются» с проблемой. Переговорщики относятся к людям как к персонифицированным «носителям» проблемных моментов. Неудовлетворенность развитием хода обсуждения переносится на того или иного человека, недостатки которого неосознанно преувеличивают или просто придумывают.
Довольно часто из высказанных на переговорах критических замечаний люди делают необоснованные выводы и начинают относиться к ним как к фактам. Они забывают о том, что в раздраженном состоянии сами придумали данные факты, а в реальности они могут совсем не иметь места.
Для людей характерно переносить свое собственное состояние на партнера, особенно в ситуации напряжения или конфликта. Например, один из участников может упрекнуть другого в нежелании договариваться, хотя именно сам занимает излишне жесткую позицию.
Переговорная ситуация усложняется еще и тем обстоятельством, что перечисленные выше психологические искажения идут с обеих сторон навстречу друг другу. Отождествление позиций и личностных качеств, переносы, преувеличения, субъективные интерпретации, раздражение, – все это усиливается, переплетается, отражается как в поставленных друг против друга зеркалах и в результате получается сложный «клубок» психологических противоречий, распутать который чрезвычайно трудно.
Как преодолеть такие психологические аберрации?
Существует несколько приемов для этого. Необходимо разделить предмет обсуждения (проблему переговоров) и анализ человеческих отношений. В определенный момент занимаясь только улучшением отношений между людьми и ничем больше, можно существенно продвинуть и решение проблемы переговоров.
Необходимо стремиться к простым и «прозрачным» отношениям, основанным на реальном восприятии друг друга, своевременном выяснении возникающих домысливаний и субъективных интерпретаций, проявлении положительных эмоций и установке на долгосрочные контакты.
Если возникает напряжение, следует сразу же «выпустить пар': разрядить ситуацию шутк
